Posta Elettronica Certificata: obbligo di comunicazione al registro delle imprese.

di Elena Zanconti - 01 agosto 2011
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Scade il 29 novembre 2011 il termine ultimo per comunicare al Registro delle imprese il proprio indirizzo di posta elettronica certificata.

L’obbligo di utilizzare la Posta Elettronica Certificata (PEC) nei rapporti con/tra Pubblica Amministrazione e aziende è stato introdotto, con termini di adeguamento differenziati, dall’art. 16 del Decreto Legge 29 novembre 2008, n. 185, poi modificato e convertito in legge dall’art. 1 della Legge 28 gennaio 2009, n. 2. Esso riguarda la PA, i professionisti e le società (di persone e di capitali).

Con particolare riferimento alle queste ultime, l’obbligo è divenuto immediatamente operativo solo per le imprese costituite in forma societaria dopo l’entrata in vigore del decreto: dal 29 novembre 2008 tutte le società di nuova costituzione sono infatti tenute a indicare la PEC già nella domanda d’iscrizione al Registro delle imprese.

Un termine di tre anni è stato invece concesso alle società costituite prima del 28 novembre 2008, le quali dovranno, appunto entro il 29 novembre 2011, attivare una casella di posta elettronica certificata (o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni e l’integrità del contenuto delle stesse, garantendo l’interoperabilità con analoghi sistemi internazionali) e comunicare tale indirizzo al Registro delle imprese, così come ogni sua successiva eventuale variazione.

Per PEC si intende, ai sensi del D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68, “ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l’invio e la consegna di documenti informatici”: di fatto, è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica tradizionale, integrato da caratteristiche di sicurezza e certificazione della trasmissione e avente efficacia giuridica equivalente alla tradizionale raccomandata cartacea con ricevuta di ritorno o alla notificazione, nel caso in cui la stessa sia consentita tramite servizio postale.

Secondo il D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68, infatti, alla PEC è riconosciuto pieno valore legale e le ricevute di invio e di consegna che il mittente riceve dai Gestori PEC possono essere usate come prove dell’invio e della ricezione. Le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna vengono conservate per 30 mesi dal Gestore PEC e sono anch’esse opponibili a terzi.

È importante sottolineare tuttavia che per il riconoscimento del valore legale, è necessario che la comunicazione avvenga tra titolari di PEC (sia il mittente che il destinatario del messaggio), anche se facenti capo a Gestori PEC diversi: infatti, se la casella del destinatario non è PEC, air jordan 4 il sistema potrà fornire la ricevuta dell’invio (accettazione proveniente dal Gestore PEC del mittente), ma non la ricevuta di avvenuta consegna. Ciò significa che di fronte al giudice, in caso di contestazione, il mittente potrà dimostrare solo la spedizione del messaggio e non anche il suo ricevimento da parte del destinatario.

L’utilizzo della PEC è utile ogni qualvolta sia necessario inviare una comunicazione e ottenere la certificazione dell’avvenuto invio e dell’avvenuta o mancata consegna, corredata dell’indicazione temporale. Essa può costituire quindi un validissimo strumento di lavoro alternativo alla tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno, in grado di ridurre tempi e costi nei rapporti comunicativi tra imprese e di consentire, tra l’altro, la trasmissione di qualsiasi tipo di dato in formato elettronico, l’integrità del messaggio grazie all’impiego di protocolli sicuri, l’invio simultaneo dello stesso messaggio a più destinatari, la consultazione immediata da ogni PC collegato ad Internet, ecc..

La PEC può inoltre aggiungere la certificazione del contenuto del messaggio trasmesso (cosa impossibile nella raccomandata tradizionale), ma solo se in combinazione con un certificato digitale.

Per completezza ricordo anche che la PEC non certifica l’identità del mittente, né trasforma il messaggio in “documento informatico”: per avere una garanzia anche in ordine alla paternità della sottoscrizione, il mittente deve abbinare infatti alla PEC la sottoscrizione con firma digitale dei documenti.

Mancano pochi mesi… chi non avesse ancora adempiuto deve attivarsi!

***

Ricordo che la Rubrica ha carattere esclusivamente orientativo ed esprime considerazioni giuridico-legali di natura generale. Pertanto, i Post e le eventuali risposte fornite ai quesiti non debbono essere intese, in nessun caso, come pareri e/o consulenze tecnico-legali e non possono sostituire le prestazioni professionali erogate da un avvocato di fiducia.

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